1.全体像が見えることで「初めて見えてくるもの」がある。
「全体」と「部分」を一覧させることでその発見を促し、より妥当性・納得性の高い判断ができるよう促します。断片的なブツ切りの知識では偏った判断をしがち。それはブツ切りでは「全体」と「部分」のバランスが見えないからです。そのためには、資料は1枚に集約される必要があります。2.何が計画通りに進み、何が進んでいないかがわかる。
道筋を事前に描いているからこそ、道からそれたときにそれが認識でき、「どうすれば本来の正しい道に戻れるか?」を計画し直すことができます。「どうせ計画通りにはいかないから」という理由で計画すら立てない人もいますが、そのような人こそ「軌道修正、更新」する前提で、シンプルな計画をつくることで発展の足がかりをつかめます。そのためには、ツールは最大限シンプルであるべきです。3.何が重要なのかを、迷わず突き止められる。
情報量が多いほどに、重要なものとそうでないものが混在し、わかりにくい(=実務で使えない)資料になりがちです。特に「1枚にすべてを集約しよう」としたときにその弊害がおこります。4.時間軸で見渡すことで、直観的にイメージを湧き立たせる。
流れが「時間軸」で示され、要点を図で「視覚化」されることで、右脳で先にみて左脳で確認するようなプロセスをたどります。その結果、左脳部分は読み飛ばしても要点はつかむことができ、またリマインド(思い出し)しやすくなります。プラン・ドゥ・シーのマネジメントサイクルで使う資料は、労なくリマインドしやすいことが重要なのです。5.成長と達成の実感を与える。
継続のコツは、一定のスパンで振り返ったときに「成長の実感」が得られること、そして短期スパンで小さな「達成感」を味わえることです。上司を持たない経営者がそれらを味わうには、記録を残すことが最大の秘訣。たとえばCF計画表、アクションプラン、目標達成シートなどは、上記2の軌道修正の意味もありますが、モチベーションアップ・ツールとしての側面もあるのです。そのためには、過去比較・目標比較がしやすいことが重要になってきます。